IT Service – warum externe IT-Service Dienstleister meist die bessere Wahl sind

It Dienstleister

In praktisch jedem Unternehmen geht heute ohne eine moderne und leistungsstarke IT nichts mehr. Das betrifft dabei nicht nur große Unternehmen oder Mittelständler. Selbst kleine Unternehmen oder sogar Ein-Mann-Firmen benötigen heute eine IT, um wettbewerbsfähig am Markt agieren zu können. Diese Entwicklung wird sich durch die Digitalisierung weiter verstärken. Natürlich liegen auch große Chancen in dieser Entwicklung. Durch den Einsatz von IT in allen Firmenbereichen wie Rechnungswesen, Auftragsannahme, Kundenverwaltung und Beschwerdemanagement, aber auch Warenerfassung etc. werden viele früher zeitintensive Vorgänge kostengünstiger und effizienter erledigt. Damit können auch kleine Firmen problemlos mit großen Anbietern mithalten. Zudem erwarten die Kunden heute, dass die Kommunikation schnell und mit wenigen Mausklicks über E-Mail, Social-Media-Kanäle oder Messenger Dienste erfolgt. Und auch eine leistungsstarke Webpräsenz wird vorausgesetzt, damit sich der Kunde jederzeit über das Unternehmen informieren kann. Bei Handwerksbetrieben und Außendienstlern verlaufen viele Baumaßnahmen oder Außeneinsätze längst über Tablet etc. und werden so zum einen koordiniert oder zum Beispiel Daten in Echtzeit an das Büro oder Backoffice in der Firmenzentrale übertragen und weiterverarbeitet.

IT Service sorgt für Betriebssicherheit und spart Kosten

Großkonzerne und große oder sogar mittelständische Unternehmen unterhalten meist eigene IT Abteilungen, die dabei zentral alle IT Infrastrukturen im Unternehmen betreuen und verwalten bzw. auch warten und koordinieren können. Dort arbeiten dann ausgewiesene IT-Experten, die in ihrer Aufgabenstellung ausschließlich mit der IT des Unternehmens befasst sind. Das hat natürlich den großen Vorteil, dass auch die Verhütung und Kontrolle von Industriespionage und Datenschutz in der Hand des Unternehmens liegen bzw. bei der Wirtschaftsspionage das Risiko gesenkt werden kann, weil keine IT Aufgaben an externe Dienstleister abgegeben werden. Für Ein-Mann-Unternehmen kann es sinnvoll oder sogar notwendig sein, dass die IT Betreuung durch den Inhaber und oft einzigen Mitarbeiter selbst erfolgt. Das setzt aber natürlich Kenntnisse in der IT voraus. So werden auf jeden Fall Kosten gespart. Sollte der Ein-Mann-Unternehmer oder Freiberufler aber keine sicheren IT-Kenntnisse haben, ist es tatsächlich selbst für diese Mini Unternehmen günstiger, einen externen IT-Dienstleister zu beauftragen.

Denn eine jederzeit funktionierende IT ist die Grundlage dafür, dass selbst ein Ein-Mann-Unternehmen überhaupt arbeiten und wirtschaftlich tätig sein kann. Wenn die IT dann einmal ausfällt, geht meist gar für das Unternehmen gar nichts mehr. Bei größeren Unternehmen ist es heute keine Frage, dass ein externer IT-Service beauftragt werden sollte. Die heutigen IT-Anforderungen an die IT Struktur und Organisation sowohl in Bezug auf Hardware wie auch Software sind so komplex, dass dieses mit eigenen Mitarbeitern kaum zu bewältigen ist. Zudem kostet die Schulung der eigenen Mitarbeiter sehr viel Geld und zieht diese von den eigentlichen Arbeitsaufgaben, die zum wirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens beitragen, ab. Somit ist es meist günstiger und sicherer, einen externen IT-Dienstleister wie den IT-Service Glückstadt zu beauftragen. Auch datenschutzrechtlich ist das unproblematisch, weil ein externer Dienstleister selbstverständlich genauso der Geheimhaltung unterliegt und für ihn ein vertrauensvoller Umgang mit den sensiblen Kundendaten des Auftragsgebers existenzwichtig ist.

Zudem sind die Mitarbeiter eines externen Dienstleisters jederzeit auf dem neuesten Stand geschult und verfügen damit über eine Expertise, die kein eigener Mitarbeiter des Unternehmens haben kann, wenn er die IT quasi nebenbei mit erledigen muss. Außerdem ist die IT heute so herausfordernd und komplex, dass es schlichtweg nicht möglich ist, die IT Aufgaben neben der normalen Arbeitstätigkeit zusätzlich auch noch mit erledigen zu können. Einen externen IT-Service kann man bei Problemen meist auch 24/7 kontaktieren, damit die Störung schnell beseitigt wird. Auch die Anforderungen an den Datenschutz und Datensicherheit nehmen immer mehr zu. Ein externer IT-Service kann die neuesten technischen Standards anwenden und implementieren und so die Datensicherheit auch nach den neusten gesetzlichen Anforderungen umsetzen und gewährleisten.

Auch die Dokumentationspflichten im Bereich der IT werden immer wichtiger und sind oft auch gesetzlich vorgeschrieben. Ein externer IT-Service hilft hier, dass keine Fristen versäumt werden und auch keine Aufgaben und Dokumentationspflichten übersehen werden. Weiter wird die Ausfallsicherheit signifikant erhöht. Und Ausfälle der IT oder Datenlecks können nicht nur hohe Kosten verursachen, sondern sogar im Wettbewerb heute existenzgefährdend sein.

Sichere IT Planung nur mit externem IT Service

Nur ein externer IT-Service kann eine umfassende IT Strategie entwerfen und auch umsetzen, die den langfristigen Erfolg der Firma und die Zukunftssicherheit der IT sichert. Der externe Dienstleister kennt die IT des Unternehmens und kann den Bedarf in der Zukunft auch genau einschätzen. Das bedeutet, dass der IT Service auch rechtzeitig einen Ausbau der IT und eine Erneuerung der IT Infrastrukturen umsetzen wird. Das gibt auch dem Unternehmer Planungssicherheit. Außerdem sorgt der IT Service auch dafür, dass die Mitarbeiter PCs jederzeit gewartet werden und einwandfrei funktionieren. Die gesamte Hardware des Betriebes wird betreut und jederzeit auf dem neuesten Stand gehalten. Dazu gehört auch, dass der externe IT-Service die Hardware erneuert und die Software mit notwendigen Updates versorgt und Lizenzen verwaltet.

Außerdem werden die Mitarbeiter auf die Systeme und evtl. neue Software geschult. Somit kann sich der Unternehmer bei diesem Rund-um-Paket der IT Betreuung durch einen externen IT-Service darauf verlassen, dass keine unerwarteten hohen Investitionen nötig werden und die Sicherheit der IT gefährdet sein könnte. Der IT Service sorgt dafür, dass die IT reibungslos funktioniert und den wirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens sichert und fördert. Ein weiterer Vorteil ist, dass es keine Systemausfälle durch Krankenstand gibt. Das kann passieren, wenn eigene IT-Experten krank werden und damit die IT Betreuung ausfällt. Wenn der IT-Service Personalausfälle hat, wird er diese durch interne Maßnahmen kompensieren, von denen der Auftraggeber gar nichts erfährt und sich keine Gedanken um diese Personalplanung machen muss.

Im Zuge der Digitalisierung werden auch immer weitere Ausbaumaßnahmen und Anpassungen der IT nötig. Weil der externe IT-Service das Unternehmen und die Ziele des Betriebes und den genauen Bedarf kennt, kann er den Unternehmer auch bestmöglich kompetent beraten, wie diese Ziele mithilfe des Ausbaues der Digitalisierung am besten effektiv und kostensparend zu realisieren sind. Diese Kompetenz kann ein interner Mitarbeiter, der nur nebenbei die IT betreut, niemals haben. Zudem ist der externe Blick auf die Abläufe oft unersetzbar, weil Schwachstellen viel objektiver erkannt werden und behoben werden können. Ein externer IT-Service dürfte sich mithin für die meisten Unternehmen und sogar Freiberufler auf jeden Fall rentieren.

Über Christian 25 Artikel
31 Jahre alt, gebürtig aus Cuxhaven und bekennender Kaffeejunkie :-). Ich interessiere mich schon seit meiner Kindheit für Technik. Dieses Interesse übertrage ich in meinem beruflichen Leben sowie im Privaten. Viel Spaß beim Stöbern!